采购行为作业规范

1.目的

通过进一步细化和规范采购业务行为要求,严格遵守“公平合理、对等互利”等企业文化要求,保证采购行为的“公平、公开、公正”,确保采购活动及结果能为公司带来最佳综合价值。

2.适用范围

适用于本公司涉及采购业务行为的所有人员。

3.定义

采购业务人员(包括物品或服务的购买、租赁):含直接采购、外包外发、计划、检验、开发、认证、仓管、合同谈判、定价、监督、审定、财务付款等参与采购业务的人员。

4.内容

4.1 供应商选择、导入及材料的选型与认证

采购业务人员甄选供应商时,应秉持诚信与公正原则,保证综合最佳(V(产品价值)、Q(质量)、D(供应能力)、C(成本)、H(企业健康)五个维度等)和团队决策原则。
4.1.1原则上由本公司离职员工投资、持股或担任重要职位的公司,同等条件最不优先。
4.1.2 原则上本公司离职员工在供应商处担任与本公司业务接口工作的,采购业务人员应要求供应商更换接口人,方可展开下一步的业务活动。
4.1.3 对于声称与公司领导有私人关系的供应商,采购业务人员应主动申报,并严格按照既定的供应商甄选原则进行处理,在同等条件下优先不考虑;日常合作过程中,严格按照采购程序要求和相关制度规范处理该供应商的业务关系,如因质量、供应、价格等因素需考虑淘汰时,同等条件下,优先淘汰。
4.1.4 因特殊需要,需要引入的供应商由管理委员会批准,但必须满足产品质量的一流,必须保证价格合理,供应有保障。
4.1.5 采购业务人员接口的供应商,如该供应商与该业务人员有亲属或私人利益关系,采购业务人员应主动申报并备案,在业务活动开展过程中给予回避。
4.1.6 采购业务人员严禁向公司的供应商或合作伙伴推荐与自己存在利益关系的二级供应商,不得在供应商处挂靠、返包业务。
4.1.7 新供应商的考察活动,应严格按照新供应商资格认证作业规范执行,考察的目的应明确和具体,考察人数不能少于2人,根据不同材料的考察人员要求提前确定考察人员,无关人员不得前往。
4.1.8 在供应商认证过程中,应认真审查供应商技术实力、制程能力、品质保证体系、供应能力等各方面是否达到本公司基本要求,公正地给出认证结论,不让不合格供应商混入本公司的供应商队伍。
4.1.9 在原材料认证、试用过程中,需严格按照本公司规定的认证程序执行,尽快给出正确的结论,使有优势的原材料能尽快上线使用。
4.1.10 研发人员在设计、选择元器件或方案时,应周全考虑,采用性价比最好的元器件或方案。
4.1.11 在进行供应商考察时不得要求供应商安排私人活动,不得由供应商支出考察人员的食宿及其他任何费用。

4.2 业务行为要求

4.2.1 采购业务人员在业务开展过程中,应严格遵守所有适用于业务的法律和法规;采购业务人员对供应商的承诺必须得到公司合法授权,不得以个人名义对外承诺。
4.2.2 除工作场所外(双方公司),接待供应商或参加谈判时,我方参与人员不能少于两人,禁止与供应商单独接触。
4.2.3 采购业务人员及其利害关系人不得以任何形式向供应商索要和收受个人回扣等好处费以及其它不正当利益,不得接受供应商的礼金、有价证券和贵重物品等,不得在供应商处报销任何应由其个人承担的费用。
4.2.4 采购业务人员不得要求或者接受供应商为其住房装修、婚丧嫁娶、家属和子女的工作安排以及出国、外出旅游等提供方便。
4.2.5 采购业务人员不得通过自己或代理人设立的企业与本公司或供应商发生商业交易;也不得直接或间接持有供应商股份,但其从公开市场(公众股票市场)以市价购入股份的除外。
4.2.6 采购业务人员在接受或给予他人符合商业惯例的款待时,需提前向上级汇报,费用必须合理,且不为法律或已知的商业惯例所禁止,在长安宴请供应商时,需由本公司采购业务人员付费并申请报销。禁止接收供应商的娱乐邀请,特殊情况应提前申请。
4.2.7 采购业务人员在宴请或接受供应商的宴请时,需注意控制时间,以不影响第二天正常上班为原则。
4.2.8与供应商正式交往中,要尊重供应商在正常商务活动中的商业习惯。采购业务人员可接受价值微小的宣传赠品、文化礼品、纪念品等价值不超过200元的礼物,收到后需在部门文员处记录备案。在任何情况下,如果收到的礼品价值超过上述标准,只能以公司的名义接受,在24小时内报告直属部长,并报备到主管副总裁及公司反舞弊专员。
4.2.9 采购业务人员应严格遵守公司保密制度要求,未经允许不能泄露公司机密信息,包括但不限于供应商规划信息、采购价格、订单比例分配、采购策略、产品信息等。
4.2.10 采购业务人员应遵守基本的道德操守要求,不诽谤、诋毁他人(包括竞争对手),不参与由供应商组织或有供应商参与的打麻将、“斗牛”等赌博活动。
4.2.11 采购业务人员与供应商人员洽谈时,要求着装整洁大方,注意言行举止、礼貌待人,尊重洽谈人员,不能训斥、辱骂。只谈业务,不要涉及宗教、政治及种族等。尊重差异,对来自全世界的供应商的文化、宗教信仰,应给予尊重和公平对待。

4.3 供应商管理

4.3.1 采购业务人员需严格按照既定订单比例及计划数量下达订单给既定供应商。在确定订单比例时,需组织相关部门讨论,应秉持诚信与公正原则,集体决策确定,在品质、价格、供应等各方面具优势之供应商分配最大数量。
4.3.2 原材料检验人员在检验来料时,应严格按照本公司所规定的检验标准执行,秉持诚信与公正原则,正确及时给出检验结果,不得有意刁难供应商,不得利用职权谋取私利。
4.3.3 收货人员应秉持诚信与公正原则,严格按照公司既定要求进行收货,不得有意刁难供应商,不得利用职权谋取私利。
4.3.4 当正在使用的原材料出现品质问题时,技术人员应及时准确地提供相关数据及样品,并予供应商以最大的技术支持,使之尽快解决问题,提升品质。
4.3.4驻厂人员,日常用餐一律自理,不得要求供应商免费提供用餐,如果在供应商处用餐,则自行付费。

5.奖惩

对于采购行为开展过程中好的结果以及违纪处理的,遵循公司相关规章制度进行处理。